راهنمای ارسال ایمیل به شیوه حرفه‌ای
آموزش ایمیل زدن به روش حرفه‌ای‌ها
ایمیل زدن به صورت حرفه‌ای یکی از مهارت‌های مهم در دنیای امروزی است که می‌تواند تأثیر بزرگی بر موفقیت شخصی و حرفه‌ای داشته باشد. ارسال ایمیل‌های حرفه‌ای و موثر در کسب و کار، مذاکرات، ارتباطات اداری و حتی در زندگی روزمره بسیار اهمیت دارد. بنابراین، آموزش ایمیل زدن به روش حرفه‌ای‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباطات خود را بهبود بخشیده و کارایی واکنش‌های شما را افزایش دهید.
در این دوره آموزش، شما قوانین و فرمت‌های ایمیل‌های موثر را آموزش خواهید دید و نحوه نگارش ایمیل‌های حرفه‌ای را فرا خواهید گرفت. همچنین، نکاتی برای افزایش دقت و دقت در ارسال ایمیل‌ها، مدیریت صندوق ایمیل و پاسخگویی به ایمیل‌ها نیز به شما آموزش داده خواهد شد. با شرکت در این دوره، شما میتوانید مهارت‌های لازم را برای ایمیل زدن به شکل حرفه‌ای را فرا بگیرید و از ارتباطات خود با دیگران بهبود بخشید.
۰۸ دی ۱۴۰۲ ساعت ۱۹:۱۱
ایمیل زدن یکی از ساده‌ترین کارهایی است که میتوانید با گوشی هوشمند، کامپیوتر یا هر گجت دیگری که می‌تواند به اینترنت متصل شود انجام دهید اما فرستادن یک ایمیل حرفه‌ای، نیاز به دانستن نکات زیادی دارد که در این مطلب به آن‌ها اشاره می‌کنیم. با گجت نیوز همراه بمانید.
ایمیل یکی از تکنولوژی‌های نسبتا قدیمی بر بستر اینترنت است و همه ما حداقل یک بار از این روش پیام‌رسانی استفاده کرده‌ایم. شما میتوانید با ساخت جیمیل، به سادگی یک ایمیل بسازید و در پلتفرم‌های مختلف فعالیت کنید. همچنین در صورتی که دیگر به حساب ایمیل گوگل خود نیاز ندارید، میتوانید با حذف جیمیل به سادگی تمام اطلاعات خود را حذف کنید.
در ادامه می‌خوانید:
ایمیل چیست؟
از زمان عرضه اولین گوشی‌های هوشمند تا به حال ارسال/ دریافت پیام از طریق ایمیل یکی از امن‌ترین راه‌ها بوده است. برای استفاده از این برنامه تنها کافی است که به یک شبکه اینترنت متصل شوید و پیام‌های رسمی یا غیررسمی خود را با اساتید، دوستان و آشنایان خود به اشتراک بگذارید.
در چند دهه اخیر، قابلیت‌های جذاب و کاربردی به ایمیل اضافه شده است. به عناون مثال اکنون کاربران می‌توانند عکس، پی دی اف، فایل صوتی و همچنین پیام‌های متنی خود را برای هر کسی که می‌خواهند ارسال کنند؛ تنها کافیست که یک اکانت جیمیل بسازند و به نکاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم توجه نمایند.
ایمیل به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در دنیای امروز، نقش کلیدی در انتقال اطلاعات و برقراری ارتباطات تجاری و اجتماعی ایفا می‌کند. این واژه از واژه “Electronic Mail” گرفته شده و به تبادل پیام‌ها و اطلاعات از طریق اینترنت اشاره دارد. ایمیل این روز‌ها از نظر امنیت بهتر از گذشته شده اما همچنان امن‌ترین روش ارتباط با دیگران نیست.
Email یک فرآیند الکترونیکی است که امکان ارسال و دریافت پیام‌ها، فایل‌ها، و اطلاعات را بین افراد، شرکت‌ها، یا سازمان‌ها ایجاد می‌کند. این فرآیند بر پایه‌ی یک سرور ایمیل و پلتفرم‌هایی مانند جیمیل، یاهو و اوتلوک ساخته شده است.
پروتکل‌های ایمیل
در حال حاضر، ایمیل به عنوان یکی از ابزارهای اصلی ارتباطات تجاری به‌شمار می‌آید. اگر بخواهیم کمی بیشتر وارد جزئیات شویم، باید بگوییم این ارتباطات به عنوان «تبادل اطلاعات الکترونیکی» شناخته می‌شوند. این فرآیند اطلاعات را با استفاده از پروتکل‌های مختلف از جمله SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) و IMAP (Internet Message Access Protocol)، به منظور اطمینان از امنیت و صحت اطلاعات منتقل می‌کند. سیستم اس ام تی پی در وبسایت‌ها استفاده می‌شود.
استفاده از ایمیلدر ارتباطات رسمی و غیررسمی امروزی بسیار رواج دارد. این ابزار توانسته است مزایای بسیاری را در ارتباطات کسب و کار فراهم کند که از جمله آن‌ها می‌توان به افزایش سرعت ارتباطات، افزایش بهره‌وری، و مدیریت آسان اطلاعات اشاره کرد. اگر به فکر مهاجرت، اپلای کردن برای پوزیشن‌های شغلی و ارتباط موثر با همکارانتان هستید، بهتر است اصول ایمیل زدن حرفه‌ای را به خوبی یاد بگیرید.
در نهایت ایمیل به عنوان یک پروسه الکترونیکی، نقش بسیار مهمی در دسترسی به اطلاعات و برقراری ارتباطات موثر بازی می‌کند و از اهمیت بالایی در جهان ارتباطات مدرن برخوردار است.
چطور یک حساب ایمیل بسازیم؟
راه‌های زیادی برای ساخت ایمیل وجود دارد؛ برای مثال میتوانید با ساخت جیمیل بدون شماره، اولین حساب Email خود را بسازید. جیمیل تنها انتخاب شما برای ساخت یک حساب نیست و میتوانید ایمیل موقت بسازید. البته بهتر است به یاد داشته باشید این ایمیل‌ها مدت زمان محدودی در دسترس هستند و برای به شکل دائمی نمی‌توان از آن‌ها استفاده کرد.
راه دیگر ایمیل زدن، ساخت ایمیل یاهو یا اوتلوک است. برای آموزش ایمیل زدن، اولین گام انتخاب یک سرویس ایمیل مطمئن و امن است. سرویس‌هایی مانند Gmail، Outlook یا Yahoo به عنوان گزینه‌های محبوب برای شروع به شمار می‌روند. بعد از انتخاب سرویس، بهتر است در آن ثبت‌نام کرده و تنظیمات اولیه را انجام دهید. این شامل انتخاب یک رمز عبور قوی و افزودن اطلاعات پروفایل شما می‌شود.
حالا که حساب ایمیل شما آماده است، وقت آن رسیده که ایمیل اولیه خود را ایجاد کنید.سرویس‌های ایمیل امروزی دارای ویژگی‌های پیشرفته‌ای هستند که می‌توانند تجربه شما را بهبود بخشند. از قابلیت‌هایی مانند فیلترهای ایمیل، تقویم و اشتراک‌گذاری اسناد بهره ببرید.
در پایان، به امنیت ایمیل خود نیز دقت کرده و پسوردی مناسب انتخاب کنید.. همواره به روز رسانی رمز عبور، جلوگیری از ایمیل‌های مشکوک و استفاده از امکانات امنیتی ارائه شده توسط سرویس ایمیل خود را فراموش نکنید. با دنبال کردن این مراحل، شما به راحتی ۸۰ درصد مراحل آموزش ایمیل زدن حرفه‌ای را طی کرده‌اید و از بسیاری از کاربران جلوتر هستید.
روش ایمیل زدن با کامپیوتر
تنها در عرض چند دقیقه میتوانید از طریق کامپیوتر به حساب ایمیل خود دسترسی داشته باشید؛ پیام‌هایتان را بخوانید و به دوستان و آشنایانتان ایمیل بزنید. برای وارد شدن به ایمیل در کامپیوتر باید مراحل زیر را مو به مو انجام دهید.
- ابتدا وارد مرورگر خود شوید.
- سپس وارد سایت حساب‌های گوگل شوید.
- نام کاربری که همان آدرس ایمیل است را وارد کرده سپس رمز عبور را در کادر مشخص شده بنویسید. در صورتی که تا به حال حساب گوگل نساخته‌اید روی عبارت آبی رنگ « ساخت حساب» کلیک کنید؛ گوگل از شما می‌خواهد تا اطلاعاتی از قبیل نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد و شماره تلفن خود را وارد نماید تا بتواند یک حساب گوگل برای شما بسازد.
- پس از ساخت حساب نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کرده و روی گزینه « بعدی» کلیک کنید.
- اکنون وارد حساب جیمیل خود شده‌اید و میتوانید تمام پیام‌های ارسالی/ دریافتی خود را مشاهده نمایید.
- برای ارسال ایمیل روی عبارت Compose در بالای صفحه سمت چپ کلیک کنید.
- در پایین صفحه کادری برای شما باز خواهد شد که میتوانید در آن محتوای ایمیل خود را بنویسید یا قرار دهید.
نکات مهم ایمیل زدن با کامپیوتر
- در قسمت To باید آدرس ایمیل مخاطب مورد نظر خود را وارد کنید.
- در قسمت subject موضوع اصلی ایمیل خود را تایپ کنید.
- سپس در کادر پایین متن خود را بنویسید؛ اگر قصد ارسال عکس یا فایل کم حجمی را دارید میتوانید روی نماد سنجاق در پایین صفحه کلیک کنید. وارد فولدر مورد نظر شوید و فایل یا عکس‌های خود را انتخاب کنید؛ چند لحظه منتظر بمانید تا موارد انتخاب شده لود شوند.
- همچنین میتوانید از قابلیت « کشیدن و رها کردن» نیز استفاده کنید. برای استفاده از این قابلیت باید روی فایل یا عکس خود کلیک کنید، آن را بکشید و در بخش مشخص شده در ایمیل رها کنید.
- چند لحظه منتظر بمانید تا لود شوند.
- اکنون روی گزینه آبی رنگ « ارسال» کلیک کنید.
به همین راحتی میتوانید تنها در عرض چند دقیقه به هر کسی که می‌خواهید ایمیل بزنید. اگر قبلا در برنامه جیمیل پیامی را تایپ کرده‌اید اما آن را ارسال نکردید میتوانید روی گزینه draft در منو سمت چپ صفحه کلیک کنید و پیام‌هایی که ارسال نکرده‌اید را در آن‌جا مشاهده نمایید. برای دسترسی به پیام‌هایی که قبلا یا به تازگی ارسال کرده‌اید باید روی گزینه sent در منو سمت چپ برنامه کلیک کنید.
نحوه ایمیل زدن با گوشی
خوشبختانه برنامه جیمیل به صورت پیش‌فرض روی اکثر گوشی‌های هوشمند نصب شده است. در صورتی که برنامه جیمیل به طور پیش‌فرض روی گوشی شما نصب نبود میتوانید وارد فروشگاه گوگل پلی/ اپ استور شوید، در کادر جستجو Gmail را وارد کنید سپس روی دانلود کلیک کنید. چند لحظه منتظر بمانید تا برنامه جیمیل روی گوشی شما نصب شود.
- اکنون وارد برنامه جیمیل شوید.
- سپس نام کاربری یا همان آدرس ایمیل و رمز عبور خود را در کادرهای مشخص شده وارد نمایید.
- پس از ورود به حساب جیمیل روی آیکون + در پایین صفحه سمت راست کلیک کنید.
- اکنون برای شما صفحه جدیدی باز می‌شود؛ در قسمت اول from آدرس ایمیل شما نوشته شده است اگر از چند حساب ایمیل استفاده می‌کنید میتوانید روی آدرس ایمیل خود زده و از لیستی که برایتان باز می‌شود آدرس ایمیل مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- سپس در کادر دوم To آدرس ایمیل شخصی که قصد ایمیل زدن به او را دارید وارد کنید. ( مطمئن شوید که آدرس ایمیل را به درستی وارد کرده‌اید)
- در بخش subject موضوع اصلی ایمیل خود را وارد کنید.
- اکنون در بخش compose email متن مورد نظر خود را تایپ کنید. در صورتی که قصد اضافه کردن عکس یا فایلی را دارید میتوانید روی آیکون سنجاق در بالای صفحه سمت راست کلیک کنید.
- اکنون میتوانید تمام فایل‌ها، عکس‌ها و … را که قبلا در گوشی خود ذخیره کرده‌اید مشاهده نمایید و فایل‌ها یا عکس‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- در آخر روی آیکون فلش‌مانند در بالای صفحه سمت راست کلیک کنید تا ایمیل شما ارسال شود.
- تنها به خاطر داشته باشید که فایل یا عکسی که ارسال می‌کنید باید حجم کمی داشته باشد. در غیر این صورت ارسال ایمیل شما ناموفق خواهد شد.
نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای
در صورتی که از ایمیل برای ارسال درخواست‌ها و مکالمه‌های رسمی، کاری و تحصیلی استفاده می‌کنید باید چند نکته را مد نظر داشته باشید. همچنین باید خواسته خود را به صورت واضح و دقیق بیان کنید. ایمیل شما باید مختصر و مفید باشد؛ به دلیل اینکه شرکت‌ها و کارخانه‌ها روزانه تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند در صورتی که خواسته شما شفاف، کوتاه و رسمی نباشد درخواست شما را رد خواهند کرد.
- از آدرس ایمیل‌های رسمی استفاده کنید؛ برخی از شرکت‌ها از آدرس ایمیل‌های حرفه‌ای/ کاری استفاده می‌کنند و به کارکنانشان نیز می‌دهد. در صورتی که شرکتی که در آن فعالیت می‌کنید به شما آدرس ایمیل کاری نداده است میتوانید از سایت‌های مربوطه که مخصوص خرید و فروش دامنه هستند کمک بگیرید. یکی دیگر از راه‌حل‌های پیشنهادی ما، استفاده از سرویس‌های پیدا کردن ایمیل با شماره است.
- به عنوان مثال آدرس شما به این شکل firstnamemiddleinitial.lastname@thedomain خواهد شد.
- هدف ایمیل خود را در قسمت Subject بیان کنید تا مخاطب شما متوجه شود که ایمیل شما درباره چیست؟ به خاطر داشته باشید که باید موضوع خود را به طور کوتاه و مختصر در حد ۶۰ کاراکتر بنویسید.
- با توجه به لحن و موضوع ایمیل در ابتدای متن خود سلام و احوال پرسی کنید. اگر ایمیل شما رسمی/ کاری است بهتر است که از آقا/ خانم و نام خانوادگی در ابتدای متن خود استفاده کنید. در صورتی که مخاطب ایمیل شما یک دوست است میتوانید سلام و احوالپرسی صمیمانه‌تری داشته باشید.
- به عنوان مثال متن خود را با سارا/ رضا عزیز شروع کنید. در این صورت گیرنده پیام متوجه خواهد شد که شما به او احترام می‌گذارید و با اصول ایمیل زدن آشنایی دارید.
- ایمیل شما باید دقیقا شبیه یک نامه مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری یا همان نکات پایانی داشته باشد تا مخاطب شما شخص/ شرکت را از سردرگمی دربیاورد.
- در پایان ایمیل از یک علامت یا امضا که مخصوص خودتان است استفاده کنید؛ که شامل نام، عنوان و دیگر اطلاعات مهم شما می‌شود. سپس متن ایمیل خود را با استفاده از کلمات مخصوص که مرتبط با لحن ایمیل است به پایان برسانید. از عباراتی مانند با تشکر، ارادتمند شما، با احترام … استفاده کنید.
قبل از ارسال ایمیل یک بار دیگر متن خود را بخوانید و در صورت نیاز آن را تصحیح نمایید. سپس بخش آدرس گیرنده ایمیل را مجددا بررسی نمایید تا به فرد دیگری به طور اشتباه ارسال نشود.
اگر قصد دارید ایمیل خود را در یک زمان مشخص ارسال کنید از زمان‌بندی ارسال ایمیل استفاده کنید. خوشبختانه تمام کاربران می‌توانند از قابلیت ارسال و دریافت ایمیل‌های زمان‌بندی شده استفاده نمایند. این قابلیت در مدیریت زمان نیز به شما کمک خواهد کرد. به طور مثال میتوانید ایمیل خود را در ساعتی که میتوانید آماده کنید و زمان ارسال ایمیل را مشخص کنید؛ در این صورت ایمیل شما به طور خودکار در زمان مشخص شده به مخاطب مورد نظر ارسال خواهد شد.
به خاطر داشته باشید که ایمیل شما باید مختصر و مفید باشد اما نه آنقدر کوتاه که مبهم شود و مخاطب شما را سردرگم کند. همچنین با توجه به مخاطب خود لحن مناسب را انتخاب کنید تا مخاطب شما متوجه شود که نه تنها به اصول پایبندید بلکه آداب معاشرت را نیز رعایت می‌کنید. تنها با به کار بردن همین چند نکته کوتاه اما کاربردی میتوانید مانند حرفه‌ای‌ها ایمیل بزنید و پاسخ خوبی دریافت کنید.
دیگر نکات آموزشی که در زمان ایمیل زدن باید به آن‌ها توجه کنید
- زبان ایمیل باید متناسب با موضوع و مخاطب باشد. از اصطلاحات فنی مناسب استفاده کنید و اگر با منابع انسانی یک سازمان صحبت می‌کنید، کمتر سراغ لحن کاملا رسمی بروید.
- هر اطلاعاتی که ممکن است مخاطب نیاز داشته باشد، اعم از مدارک، رزومه، یا فرم‌های مورد نیاز، ضمیمه شود.
- ایمیل خود را با ادب و احترام به پایان برسانید و از امضاء با اطلاعات تماس دوباره استفاده کنید.
- اگر ایمیل به عنوان درخواست همکاری یا ادامه تحصیلات می‌باشد، توانمندی‌ها و اشتیاق خود را به طور مختصر ولی جذاب بیان کنید.
- برای ارتباط با دانشگاه‌ها و شرکت‌های خارجی، به هیچ وجه از گوگل ترنسلیت برای نگارش متن استفاده نکنید؛ این ابزار می‌تواند متن‌هایی بی‌کیفیت به شما تحویل دهد.
در نهایت بهتر است دریافت نتیجه بهتر از ارسال ایمیل، پیش از هر چیز نکات اعلام شده در این مطلب را رعایت کنید و بدون نیاز به ابزارهای مختلف، یک ایمیل حرفه‌ای ارسال کنید. اگر شما هم نکاتی را می‌دانید که در حرفه‌ای‌تر شدن یک ایمیل می‌تواند کمک کند، در بخش نظرات به گجت نیوز و کاربرانش اعلام کنید.
